Werk

De perfecte congreslocatie vinden is makkelijker dan gedacht!

Congreslocatie

Twee maanden geleden werd ik vanuit werk gevraagd om een congres te organiseren. Dit was voor mij de eerste keer een congres organiseren, dus ik was erg gespannen. Hoe ik dit precies moest aanpakken was voor mij nog onbekend. Daarom heb ik samen met een collega een checklist opgesteld met wat er allemaal gepland moet worden. Daar kwam meer bij kijken dan ik dacht! Vooral de congreslocatie plannen was moeilijker dan gedacht. Want voor elk type congres is weer een andere locatie geschikt! Gelukkig heb ik de locatie inmiddels ook gekozen. Ik kan niet wachten totdat alles is geregeld en het congres kan beginnen over 3 weken! De congreslocatie is prachtig, en het programma is erg inspirerend! Hieronder heb ik beschreven hoe ik mijn congres heb georganiseerd, zodat het misschien een inspiratie voor anderen kan zijn!

Begroting voor het congres

Wat erg belangrijk was tijdens het organiseren is dat het om een klein congres gaat, en het budget niet erg hoog is. We moesten vooral besparen op de catering en de congreslocatie, omdat het congres tenslotte om de inhoud gaat. Het gaat om een congres waarvoor alleen directe collega’s van mij genodigden zijn. Daarom hoefden we nauwelijks geld aan marketing en uitnodigingen te besteden.

Het congresprogramma

Natuurlijk moet het congres een duidelijk en interessant programma hebben! We hebben lang gezocht naar gastsprekers en alleen de meest relevante en interessante mensen uitgezocht! Daarnaast hebben we verschillende teambuilding activiteiten georganiseerd. De bedoeling van dit congres is dat we met ons bedrijf meer één team worden, omdat het nog een jong bedrijf is. Ook doen zowel de bazen als de werknemers mee, zodat ze van elkaar kunnen leren en inspiratie op doen! Het congres duurt 3 dagen, een weekend met de vrijdag erbij. Het is belangrijk dat de laatste dag halverwege is afgelopen, zodat de werknemers hun familie nog even kunnen zien voordat de werkweek weer begint!

De ultieme congreslocatie

Naast dat ik de opdracht had gekregen om een goedkope congreslocatie te vinden, moest het ook voldoen aan een paar andere eisen. Het moet aan een snelweg liggen zodat de congreslocatie goed bereikbaar is. Ook vinden mijn bazen het belangrijk dat de congreslocatie een mogelijkheid tot teambuilding biedt. Op onemeeting.com heb ik de perfecte congreslocatie gevonden. Deze website heeft voor elke eis verschillende congreslocaties in de aanbieding, die in verschillende prijsklassen verkrijgbaar zijn. Uiteindelijk heb ik dus de perfecte congreslocatie gevonden, en ik kan niet wachten totdat het congres begint over 3 weken. Het wordt zeker weten een groot succes, en iedereen gaat onder de indruk zijn van de congreslocatie!

About Werkenvanuitjehart